Vos connaissances sont éparpillées. Studio IA les centralise.

Studio IA indexe plus de 20 formats de fichiers sans préparation préalable de votre part :

• Documents bureautiques : PDF (natifs et scannés avec OCR), Word (.docx, .doc), Excel (.xlsx, .xls), PowerPoint (.pptx, .ppt), OpenDocument.
• Emails : .eml, .msg (Outlook), exports Gmail.
• Web : HTML, Markdown, pages web via URL.
• Données structurées : CSV, JSON.
• Communications : transcriptions Zoom/Teams (via connecteur), notes de réunion.
• Formats spécialisés : DICOM pour le médical (extraits textuels), PDF de plans techniques (texte extractible).

La seule limite : les documents entièrement en images sans couche texte (photos de documents manuscrits, scans de mauvaise qualité). Pour ces cas, un module OCR avancé peut être activé moyennant configuration supplémentaire. L'indexation est automatique : vous déposez le fichier (ou configurez une synchro avec Google Drive/SharePoint/OneDrive), et Studio IA se charge du reste en 2 à 10 minutes selon la taille du document.

Trois mécanismes selon votre situation :

1. Synchronisation automatique en temps réel (recommandée) : connectez Studio IA à votre Google Drive, SharePoint ou OneDrive. Chaque nouveau fichier ou fichier modifié dans un dossier désigné est automatiquement réindexé dans les 15 minutes. Idéal pour les organisations qui mettent à jour fréquemment leurs procédures.
2. Mise à jour manuelle déclenchée : vous re-déposez le fichier mis à jour. Studio IA détecte qu'il existe déjà et remplace l'ancienne version par la nouvelle. L'ancienne version n'est plus accessible aux utilisateurs (mais conservée 30 jours pour audit).
3. Versionnage documentaire : pour les organisations qui gèrent plusieurs versions simultanées d'un même document, Studio IA peut maintenir les deux versions et l'IA indique laquelle est en vigueur selon votre configuration.

Bonne pratique recommandée : nommer vos fichiers avec une date de version (ex : "Politique-RH-2025-03.pdf") pour faciliter le suivi des mises à jour.

Studio IA supporte un système de permissions à deux niveaux :

1. Espaces de travail séparés : vous pouvez créer des espaces distincts par département (RH, Finance, Juridique, Opérations). Chaque espace a sa propre base documentaire. Un employé RH accède à l'espace RH, pas à l'espace Juridique.
2. Permissions documentaires fines : au sein d'un même espace, certains documents peuvent être restreints à des sous-groupes. Exemple : tous les employés voient les politiques générales, mais seuls les managers voient les grilles salariales.

La gestion se fait depuis un panneau d'administration visuel, identique à la gestion des partages dans Google Drive. Types d'accès disponibles : lecture seule (peut interroger mais pas voir le document source), lecture complète (peut ouvrir le passage source), administration (peut ajouter/supprimer des documents). Chaque accès est auditable : qui a interrogé quoi et quand.

Oui — et c'est fortement recommandé pour plusieurs secteurs. Studio IA peut indexer trois types de sources :

1. Vos documents internes : propriété intellectuelle de votre organisation (contrats, procédures, politiques, notes internes).
2. Documents publics téléchargés : vous pouvez télécharger et indexer des normes publiques (IFRS, ISO), des textes réglementaires (Code civil du Québec, réglementations OSFI, protocoles sanitaires officiels), des jurisprudences publiques. Ces documents sont traités comme les vôtres mais restent identifiés comme "source externe".
3. Pages web en temps réel (plans Pro et Entreprise) : Studio IA peut être configuré pour inclure des sources web spécifiques dans ses recherches.

Exemple concret pour un cabinet comptable : la base combine vos propres modèles de déclarations, les guides fiscaux de l'ARC téléchargés, et une connexion aux mises à jour législatives de Revenu Québec.

Trois mécanismes pour gérer les contradictions :

1. Marquage temporel : chaque document indexé porte sa date d'ingestion et sa date de dernière modification. Quand plusieurs versions existent, l'IA indique la date de chaque source dans sa réponse.
2. Désignation de la version principale : dans les paramètres documentaires, vous pouvez marquer une version comme "version officielle". L'IA priorise cette version dans ses réponses et mentionne les autres comme "versions archivées".
3. Détection de contradictions : lors de l'indexation, Studio IA peut détecter des contradictions internes significatives (deux clauses contradictoires dans le même document ou entre deux documents marqués comme liés). Un rapport de contradictions est généré pour votre révision.

Conseil pratique : désignez toujours clairement la version en vigueur dans le titre ou les métadonnées du fichier.

Oui, avec plusieurs modalités :

1. Partage d'une réponse : chaque réponse générée par Studio IA peut être copiée avec ses citations sources en un clic, pour la coller dans un email, un document Word, ou un outil de ticketing.
2. Export de rapport : vous pouvez générer un rapport structuré compilant les réponses à une série de questions (utile pour préparer un briefing ou un document d'onboarding).
3. Liens de partage contrôlés (plans Pro et Entreprise) : vous pouvez partager un accès limité à une partie de la base de connaissances avec un tiers externe (client, partenaire, auditeur) via un lien sécurisé à durée limitée. Le tiers peut poser des questions sur les documents partagés sans accéder à votre base complète.
4. API : les réponses de Studio IA sont accessibles via API, ce qui permet à vos développeurs d'intégrer les réponses dans vos propres applications internes.

Restriction de sécurité : l'export de la base documentaire complète n'est possible que pour un administrateur avec authentification renforcée.